De nos jours les données informatiques peuvent facilement être perdues, par exemple si votre ordinateur plante ou vient à être volé. Heureusement grâce au Cloud on peut sauvegarder sans effort ses documents sur Internet. Aujourd’hui nous allons voir comment les sauvegarder avec Dropbox.
Dropbox est une application gratuite qui vous permet de sauvegarder et synchroniser vos documents personnels sur Internet.
Cela peut être très pratique dans les cas suivants :
Avoir une sauvegarde sécurisée de vos données en dehors de chez vous
Synchroniser vos données entre plusieurs ordinateurs
Accéder à vos documents même quand vous n’êtes pas à portée de votre ordinateur
Dropbox est l’un des logiciels les plus populaires de stockage Cloud.
Mais il existe également des concurrents comme Google Drive qui sont pas mal non plus !
Cloud computing
Définition
Le Cloud Computing, littéralement : l’informatique dans les nuages, est un concept qui commence à s’imposer : plutôt que d’installer un logiciel sur votre ordinateur, qui va prendre de la place, la tendance veut désormais que les choses se fassent en ligne, sans avoir besoin de télécharger. De cette manière on peut maintenant faire de la bureautique depuis Google docs sans installer quoi que ce soit sur l’ordinateur, un navigateur suffit !
Nous allons maintenant voir comment télécharger et installer Dropbox, puis sauvegarder vos documents.
Télécharger et installer Dropbox
La première étape consiste à se rendre sur le site de Dropbox pour créer un compte gratuit et télécharger l’application :
Télécharger Dropbox gratuitement
ndiquez votre prénom, nom, votre adresse e-mail et définissez un mot de passe. Comme Dropbox va stocker vos données personnelles, ne mettez pas un mot de passe trop évident à retenir. Mélangez chiffres et lettres.
Cochez la petite case J’accepte les conditions d’utilisation de Dropbox puis cliquez sur S’inscrire gratuitement.
La page suivante vous proposera de télécharger l’application. Une fois terminé, rendez-vous dans votre explorateur de fichiers, puis le dossier Téléchargements.
Vous devriez y voir Dropbox, double-cliquez dessus pour lancer l’installation.
Le système de sécurité de Windows va ensuite vous demander votre approbation :
Et l’installation se lance :
En parallèle, consultez votre boite e-mail, vous avez dû recevoir un message de Dropbox vous demander de valider votre adresse.
Il vous suffira de cliquer sur le bouton bleu pour valider votre compte Dropbox. C’est une mesure destinée à prévenir des spams.
Une fois l’installation terminée, Dropbox se lance et vous demande vos identifiants que vous avez crée il y a quelques minutes :
Après un petit guide interactif, vous trouverez un dossier Dropbox dans votre dossier personnel :
Rangez-y vos documents les plus précieux. Vous pouvez les copier / collerdedans ou les faire glisser. Vous pouvez également créer des dossiers à l’intérieur de votre Dropbox, ce que je vous conseille afin de rester organisé !
D’ailleurs sur Admin 3.0 nous avons une séries de plusieurs cours dédiés à l’organisation et au rangement de vos documents personnels :
Une fois que vous aurez placé vos documents dans le dossier Dropbox, vous verrez l’indicateur, en bas à droite vers l’heure dans la zone de notification, que la synchronisation est en cours.
Si vous cliquez dessus vous aurez plus d’informations sur les documents en cours de synchronisation.
Vous pouvez savoir quels documents sont synchronisés (badge vert) et lesquels sont en cours de synchronisation (badge bleu) depuis votre dossier.
Et voilà ! Vos données sont en sécurité !
Sachez même que Dropbox garde 5 versions différentes de vos documents.
Imaginez que vous supprimiez par erreur un paragraphe dans un de vos document Word, vous pourrez demander à Dropbox de restaurer la version d’hier par exemple.
Avec ça vous allez pouvoir dormir sur vos deux oreilles, mais ce n’est pas tout ! Voyons maintenant les autres avantages de Dropbox :
Consulter ses documents depuis n’importe où !
L’un des gros avantages de Dropbox est de pouvoir consulter vos documents où vous le souhaitez : il vous suffit de vous rendre sur le site dropbox.com et de cliquer sur Se connecter en haut à droite de la page.
Indiquez ensuite vos identifiants et cliquez sur Se connecter.
Vous arriverez ensuite sur une page qui va lister tous les fichiers que vous avez placé dans votre Dropbox.
Vous pourrez les consulter, les télécharger…
C’est plus pratique qu’une clé USB n’est-ce pas ?
Les applications Dropbox pour iPhone et Android sont également disponibles sur les stores respectifs pour consulter vos documents depuis votre téléphone ou tablette.
Partager des documents avec des amis
Vous pouvez également partager un document avec un ami, même s’il n’a pas Dropbox ! Pour cela 2 solutions :
Depuis votre ordinateur, faites un clic droit sur le fichier/dossier en question (il faut qu’il soit dans le dossier Drobpox) puis sélectionnez Partager :
Soit depuis l’interface Dropbox.com en ligne, en faisant également un clic droit puis Partager :
Indiquez ensuite l’adresse e-mail de vos amis et collègues et ils pourront accéder au document et même le télécharger.
C’est un outil très pratique pour collaborer, travailler en équipe au travail ou pendant les études…
C’est beaucoup plus pratique que d’envoyer des fichiers joints par e-mail qui sont bien souvent limités à 10Mo par message, soit environ 2 à 3 photos seulement.
Alors n’hésitez pas à utiliser le partage !
Synchroniser ses données entre plusieurs ordinateurs
Si vous avez plusieurs ordinateurs, par exemple au travail et à la maison, Dropbox va vous permettre de synchroniser vos données entre les deux :
Vous créez un document au travail, vous l’enregistrez dans votre dossier Dropbox, et quand vous rentrez à la maison l’autre ordinateur aura automatiquement récupéré le fichier !
C’est vraiment très pratique !
J’utilise tous les jours cette fonction.
Alors comment faire ?
Il suffit, à partir du deuxième ordinateur , de se rendre sur le site Dropbox, rubrique installation et de télécharger l’installeur Dropbox.
Procédez de la même façon que pour le premier ordinateur.
Une fois Dropbox installé, connectez-vous avec votre compte (n’en recréez pas un nouveau) Et Dropbox s’occupe de tout !
Au bout de quelques minutes (à quelques heures selon le nombre de fichiers), vos documents apparaitront également sur cet ordinateur !
Surveillez l’indicateur de synchronisation en bas à droite :
La version pro vaut-elle le coup ?
La version gratuite de Dropbox vous permet de stocker jusqu’à 2Go de données. Ce n’est surement pas suffisant pour stocker tous vos fichiers et photos. Il existe une version payante à 99€ par an environ et vous permettra de stocker jusqu’à 1To (1024Go) soit largement assez pour toutes vos données.
En faisant le calcul, on en a pour 8€ par mois seulement. Ce n’est pas très cher. Un disque dur externe coute de toutes manières souvent dans les 100€ également.
L’avantage de Dropbox c’est que vos données sont en sureté : un disque dur externe peut tomber en panne ou pire, être volé en même temps que votre ordinateur.
Dropbox vous permet une tranquillité d’esprit : Si on vous vole, si votre domicile brule, vos données seront toujours là quelque part, prêtes à être récupérées.
Alors si vous tenez un minimum à ces données, que ce soit des documents personnels (CV, Textes), ou professionnels (Factures, Devis, Contrats) ou encore toutes vos photographies, je vous suggère d’investir afin d’en assurer la pérennité.
Si vous souhaitez rester sur la version gratuit, sachez qu’en parrainant des amis vous pouvez cependant obtenir des Go supplémentaires et monter jusqu’à 18Go.
En conclusion
J’utilise personnellement Dropbox depuis plusieurs années déjà. J’y synchronise mes données personnelles : photos, documents personnels et mes documents professionnels : mes sites, mes projets … et j’en suis très content.
Si vous tenez à vos données, je vous conseille dès aujourd’hui d’opter pour Dropbox ou une solution équivalente !
Cela vous a plu ? plein de tutoriels et cours sont à votre disposition.